5. CAPACITACION

La capacitación se refiere a los métodos que se usan para proporcionar a los empleados nuevos y actuales las habilidades que requieren para desempeñar su trabajo. Por consiguiente, capacitar podría significar enseñar a u operador de maquina a  operar su nueva máquina, a un nuevo vendedor a vender el producto de la empresa o a un nuevo supervisor a entrevistar y evaluar a los empleados.

5.1 ASPECTOS LEGALES

Las leyes relativas a la igualdad en el empleo son muy importantes cuando se diseñan y ponen en práctica programas de capacitación. Por ejemplo, el hecho de seleccionar, relativamente, a pocas mujeres o minorías para la capacitación, a la larga podría requerir que demuestre que sus procedimientos de admisión son válidos; es decir, que pronostique el desempeño en el programa de capacitación, o en el trabajo para que se esté capacitado a la persona.

Otra trampa jurídica podría ser la capacitación negligente. La capacitación negligente se presenta cuando el empleador no capacita en forma adecuada y el empleado, más adelante, produce daños a un tercero. Los tribunales consideraran  que el empleador es culpable en casos de capacitación negligente, sobre todo cuando la actividad o el servicio del empleador se dirigen hacia la atención del público. Las precauciones deben incluir:

1.     Confirmar las habilidades y la experiencia que dicen tener los solicitantes.

2.     Disminuir la posibilidad de daños, capacitando a fondo a los empleados que manejen equipo, materiales o procesos peligrosos.

3.     Asegurarse de que la capacitación incluye procedimientos para proteger la salud y la seguridad de terceros.

4.     Evaluar la actividad de la capacitación para determinar si es efectiva para disminuir los riesgos por negligencia.

5.3  DETECCION DE LAS NECESIDADES

Los gerentes y empleados de recursos humanos deben permanecer alerta  a los tipos de capacitación que se requieren, cuando se necesitan, quien los precisa y que métodos son mejores para dar a los empleados el conocimiento, habilidades y capacidades necesarias.

a)    Análisis organizacional. Es la observación del entorno, estrategias y recursos  de la organización para definir áreas en las cuales debe enfatizarse la capacitación. Los aspectos de políticas económicas y públicas suelen tener un efecto generalizado en las necesidades de capacitación de muchas organizaciones.

b)    Análisis de tareas. Este análisis incluye revisar la descripción y las especificaciones del puesto para identificar las actividades que se realizan en un puesto específico, así como los conocimientos, habilidades y capacidades necesarios para ejecutar tales actividades. Para llevar a cabo esta etapa es necesario enumerar todas las tareas u obligaciones  que se incluyen en el puesto.

c)     Análisis de personas. Los empelados requieren capacitación así como quienes no lo necesitan. La información de la evaluación del desempeño suele usarse en el análisis de personas.

5.4 METODOS Y TECNICAS TRADICIONALES

Capacitar en la práctica (CEP) significa propiciar que la persona aprenda su trabajo mientras lo desempeña de hecho. Casi todo empleado, desde oficinista de correspondencia hasta el presidente de la compañía, recibe cierta capacitación en la práctica cuando empieza a trabajar en una empresa.

              La capacitación de aprendices

Cada vez son más los empleados que se están “volviendo al futuro” y están instituyendo programas de capacitación de aprendices, un enfoque que empezó en la Edad Media. La capacitación de aprendices es un proceso estructurado, mediante el cual las personas se convierten en trabajadores capacitados gracias a una combinación de instrucción en el salón de clases y una capacitación en la práctica.

   Las clases

Las clases ofrecen varias ventajas. Son una forma rápida y sencilla para proporcionar conocimientos a grupos grandes de educandos, por ejemplo, cuando se debe enseñar al equipo de vendedores las características especiales de un producto nuevo. Si bien se podría usar en su material escrito, como libros y manuales, estos implican un gasto considerable para su impresión y no permiten el intercambio de preguntas que ocurren en las clases.

Sistemas tradicionales de capacitación

Algunas técnicas son  uso efectivo de los principios de aprendizaje. Las lecturas o conferencias constituyen instrumentos valiosos por que satisfacen varios puntos de la capacitación, puede  ser el mejor método para un tema académico, su bajo costo  en una circunstancia en que haya que atender a un grupo grande.

Capacitación de instrucción sobre el puesto.

La instrucción directa sobre el puestose imparte durante las horas de trabajo. Se emplea para enseñar al personal operativo a desempeñar su puesto actual, es impartida por una facilitador, un supervisor o un compañero de trabajo.

Rotación de puestos.

Cada movimiento de uno a otro puesto es precedido por una sesión de instrucción directa, ayuda a la organización en los periodos de vacaciones, ausencias, renuncias, etc.

Capacitación basada en la simulación en instalaciones especiales.

Algunas empresas instalaciones que simulan las condiciones de operación real, cuando se emplea esta técnica  de área especial para el mismo.

Actuación o socio drama.

Esta técnica obliga al capacitado a desempeñar diversas identidades. Se puede pedir un agente de servicio  a clientes que haga el papel de un representante de ventas en una cinta con un posible cliente, y al representante de ventas que actué como este. Esta técnica puede crear mejores vínculos de amistad, así como tolerancia de las diferencias individuales; todos los capacitados reciben realimentación de muy alta calidad.

5.5 TECNICAS MODERNAS

Conferencias y videoconferencias.

Tienden a depender más de la comunicación y menos de la imitación y la participación activa.

Los bajos niveles de participación, realimentación, transferencia y repetición que estas técnicas muestran pueden mejorar mucho cuando se organizan mesas redondas y sesiones de discusión al terminar la exposición. Existe un nuevo método que resulta muy diferente a otras por su posibilidad de realimentación: la simulación por computadora; esta técnica utiliza mucho para capacitar gerentes en la toma de decisiones.

Capacitación por computadora.

A medida que el desarrollo tecnológico avanza con rapidez y baja el costo de las computadoras, los métodos de capacitación de alta tecnología encuentran cada vez mas uso en la industria y en los medios académico militar.

Instrucción por internet. Las organizaciones comenzaron a explorar el potencial de internet como vehículo de capacitación por computadora, debido a que las paginas de la red pueden actualizarse con rapidez, internet puede proporcionar material actualizado de manera continua, lo cual facilita y abarata la revisión de los planes de capacitación.

5.6 ELABORACION DE PLANES Y PROGRAMAS

 

PROGRAMAS:

    Una vez decidido como alcanzar los objetivos y establecida la política, se elabora un programa, esto es, se fijan prioridades, secuencias, y se sincronizan los pasos  a seguir con la consecución exitosa de las metas en donde el factor tiempo debe quedar necesariamente incluido.

PROCEDIMIENTOS:

Los procedimientos tienen como fin estandarizar los métodos a modo de obtener un máximo de seguridad y eficiencia en la realización, intentan uniformar la conducta de los subordinados a fin de predecirla con mayor precisión.

EL INSTRUCTIVO:

     E s un medio de comunicación que dirige la organización a sus empleados. En él se establecen, paso a paso, los procedimientos  a seguir, indicando los objetivos que persigue cada secuencia del procedimiento, las formas a utilizar, el  tramite a seguir etc.

CONTENIDO Y FORMA:

Un instructivo debe ser elaborado para todas y cada una de  las funciones que afecten a la mayor parte del personal, pues esta es la forma más segura de que la comunicación resulte efectiva, de que se consiga fluidez en las operaciones.